Veronika přišla do firmy z pozice specialistky, takže rozpočtování pro celé oddělení bylo pro ni nové. Dva roky po sobě skončili v minusu. Třetí rok ne.
Co dělali jinak
Přestali sledovat rozpočet jednou za kvartál a začali ho aktualizovat každý měsíc. Veronika vytvořila jednoduchou tabulku se třemi sloupci: plánovaná částka, skutečně utraceno, zbývá. Každý člen týmu měl přístup a odpovědnost za svou část.
Kde byl největší problém předtím
Výdaje na externí spolupráci se hromadily v posledním kvartálu, protože nikdo průběžně nesledoval, kolik je reálně vyčerpáno. Faktury přicházely se zpožděním a nikdo neměl aktuální přehled.
Co konkrétně zavedli
- Každá faktura musela být zaevidována do 48 hodin od přijetí
- Při překročení 70 procent položky automaticky upozornění vedoucímu
- Poslední dva měsíce roku byly označeny jako konzervativní, bez nových výdajů pokud nenastala nutnost
Veronika říká, že systém nebyl složitý. Složité bylo přesvědčit tým, aby ho skutečně používal každý týden a ne jen před uzávěrkou.