Filip řídí provozní oddělení ve středně velké firmě. Část jejich výdajů, hlavně na dopravu a IT podporu, se každoročně překrývala s obchodním oddělením. Docházelo k nedorozuměním kolem toho, kdo co platí.
Jak to řešili předtím a proč to nefungovalo
Každé oddělení si zahrnovalo sdílené náklady do vlastního rozpočtu zvlášť. Výsledek byl, že firma platila za některé věci dvakrát nebo nikdo nevěděl, kdo má schválit fakturu.
Co zavedli jako funkční postup
Filip navrhl společnou tabulku sdílených nákladů, kde každá položka měla přiřazeného jednoho zodpovědného vlastníka a dohodnutý procentuální podíl hradit každým oddělením. Trvalo jim jedno odpolední setkání, aby se dohodli.
Výsledek po jednom roce
Zmizely duplicitní faktury a zúčtování na konci roku bylo výrazně jednodušší. Filipa překvapilo, že stačilo mít dokument, na který se oba vedoucí mohli odvolat.
Co funguje při domluvě s jiným oddělením
- Nejdřív seznam co je sdílené, pak teprve diskuse o podílech
- Jeden vlastník na každou položku, nikdy dva
- Revize rozdělení jednou ročně před sestavením nového rozpočtu